Come scegliere il gestionale per il tuo ristorante

Se siete alla ricerca di un software per ristoranti o di un gestionale ristorante, probabilmente vi siete accorti che la scelta è variegata e le soluzioni offerte sono moltissime. Oggi i seplici POS (Point Of Sale) possono rappresentare molto più che un punto cassa e si rivelano un aiuto per ottimizzare l’intera gestione del locale.

Non sempre, però, è facile trovare un sistema gestionale capace di tenere sotto controllo le variabili chiave del vostro business. Sebbene infatti l’obiettivo primario sia quello di organizzare nel modo più efficiente possibile le risorse del ristorante, un buon gestionale per la ristorazione può aiutarvi anche a capire l’andamento complessivo del locale e, di conseguenza, fare un po’ di sano controllo di gestione.

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Scelta del gestionale per ristoranti

Ma quali sono le variabili da tenere in considerazione nella scelta del sistema gestionale per ristorante? Anzitutto, il tipo di servizio. Effettuate servizio al tavolo? Siete un fast food o un casual fast? Già rispondendo a questa domanda avremo fatto un’importante scrematura. Nei fast food sarà meglio investire sui digital menu board e sul punto cassa. Nei ristoranti con servizio al tavolo, invece, sarà meglio puntare sui palmari per ristoranti o su un sistema di chiama camerieri.

I problemi principali nella gestione dei ristoranti possono essere riconducibili ad una delle seguenti categorie:

  • Tenere sotto controllo un locale grande con una o più sale di grandi dimensioni;
  • Gestire un locale affollato in un lasso di tempo breve come la pausa pranzo;
  • Dover controllare menu a prezzo fisso con variazioni o combinazioni richieste dalla clientela;
  • Eaborare conti separati per clienti seduti allo stesso tavolo;
  • Non accumulare troppa fila alla cassa nei momenti di maggiore affluenza;
  • Essere veloci nell’emissione di fatture e scontrini;
  • Gestire tutte le forme di pagamento come contanti, Ticket e Bancomat Carta di Credito facendo quadrare il cassetto;
  • Organizzare l’attività di più punti vendita dal punto di vista del magazzino, fornitori ecc..;
  • Tenere sotto controllo, anche da remoto, l’operato dei camerieri e cassieri;
  • Per i fast food, gestire tutto il processo di emissione scontrino, produzione comanda e richiama cliente a ordine pronto;
  • Avere uno strumento facile da consultare per conoscere l’andamento del locale, sia a livello di incassi (fase attiva) che a livello di costi (personale, utenze, costi materia prima e giacenze).

Spesso, tuttavia, la questione più critica è proprio capire quale tra queste rappresenta la variabile strategicamente più rilevante.

Come capire qual’è il bisogno più rilevante? Chiedete, informatevi, coinvolgete i vostri camerieri e il vostro staff , leggete storie di successo. Nella sezione relativa alle installazioni dei prodotti Mytec vi raccontiamo come abbiamo aiutato i nostri clienti a scegliere il software per la ristorazione.

mybusiness

Come si organizzano i ristoratori che non dispongono di un software o che ne hanno uno base

Nei locali in cui non si dispone di un sistema gestionale ristorante, le comande vengono annotate su fogli di carta o su dei blocco note. Le ordinazioni vengono poi portate in cucina, con il rischio che il cuoco e la sua squadra possano mal comprendere la grafia del cameriere. Dopo il servizio, le comande del ristorante ritornano in cassa, dove l’addetto le utilizzerà per calcolare il conto. Tutto questo procedimento causa lentezza nelle operazioni di gestione della comada tra le varie fasi della produzione.

In questo modo inoltre, la probabilità di commettere errori è molto alta, con il conseguente rischio di penalizzare la fidelizzazione dei clienti. Tutto questo senza contare che:

  • Nessun tipo di controllo sul personale;
  • Statistiche sommarie o di dubbia interpretazione;
  • Lentezza del punto cassa;
  • Nessuna storicizzazione dei documenti.

Qual è il migliore sistema gestionale ristorante

La soluzione migliore è quella che meglio si adatta alle vostre esigenza. Gestite una catena di ristoranti? Probabilmente vi servirà un programma capace elaborare i dati sui fornitori, senza dimenticare la possibilità di aggiornare il menu da remoto, una sola volta per tutti i punti vendita.

Se un locale singolo di grandi dimensioni, sarà meglio puntare su un programma specializzato nella comanda ristorante, così che i vostri camerieri possano utilizzare il palmare per prendere velocemente le ordinazioni.

Infine, se gestite un ristorante di grandi dimensioni molto affollato in pausa pranzo, dovreste pensare ad un sistema di pagamento con postazione self-service, così che i vostri clienti possano pagare velocemente il conto prima di tornare in ufficio.

Il software per ristorante perfetto dovrebbe inoltre prevedere l’integrazione con altre tipologie di software, soprattutto per i locali grandi e/o organizzati come catene di ristoranti. Valutate la presenza di plugin che vi permettono di gestire le prenotazioni online, la contabilità o la vendita online con la consegna a domicilio dei vostri prodotti.

Valutate software gestionali a moduli. In questo modo il gestionale seguirà le fasi della vostra attività. Potrete aggiungere funzionalità al gestionale solo quando le vendite avranno raggiunto un valore obiettivo.

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Programma gestionale ristorante e controllo di gestione

In economia aziendale, il controllo di gestione permette di raccogliere i dati sull’efficacia e l’efficienza del vostro lavoro. Calcolando il punto di pareggio, per esempio, troverete il fatturato minimo da raggiungere per non essere in perdita. Se il vostro fatturato è maggiore del Break even point, state lavorando in condizioni di efficienza produttiva, altrimenti la vostra attività non porterà risultati sostenibili nel tempo. Sul sito di Zanichelli abbiamo trovato queso documento sulle techiche di gestione ristorativa. Sfogliatelo per capire se conoscete e avete familiarità con questi concetti.

Un buon programma gestionale vi fornirà i dati sulle vendite, sui prodotti più apprezzati e sulle voci del menu con un margine maggiore. Questi dati potranno poi essere utilizzati per promozioni, offerte e operazioni di marketing.

Un buon gestionale ristorante semplifica la vita… anche al cameriere

Poter prendere la comanda in maniera semplice e veloce per il cameriere vuol dire avere più tempo per consigliare il cliente e aumentare quindi la vendita suggerita. Non dover quindi portare la comanda in cucina e/o pizzeria, consente ai camerieri di concentrarsi meglio sul servizio e far vivere un’esperienza migliore all’utente finale.

Gestire tutte le casistiche in fase di conto riduce la possibilità di errore e consente di avere sotto controllo il flusso economico del ristorante.

Altro vantaggio che si ripercuote sul cliente finale è quello di poter avere sotto controllo, sempre e ovunque, tutti i flussi economici e le statistiche. Se un piatto sta per terminare, il cameriere lo saprà immediatamente, così da informare subito la clientela.

Assistenza clienti nei software ristorazione

L’ultimo suggerimento è quello di preferire gestionali ristoranti capaci di offrire una buona assistenza post vendita. Diffidate da chi vi offre un supporto tecnico attivo in orari d’ufficio. Non avrete mai bisogno di assistenza in questi orari. Scegliete invece partner che vi offrono:

  • Assistenza 24h su 24;
  • Monitoraggio da remoto e supporto on site del software ristorante;
  • Backup dei dati;
  • Interventi immediati in caso di urgenza, anche a notte fonda;
  • Manutenzione programmata.

In sostanza, rivolgetevi a specialisti nei software ristorazione che sappiano offrirvi una buona consulenza. Gli investimenti avranno un buon ritorno se scegliete nel modo corretto.